为了加强学员档案管理，充分发挥档案在学员管理中的作用，特制定本办法。

一、建档范围

凡国家计划内招收的成人本、专科学员的高考档案(含考生登记表、考生试卷)；学员在校期间填写的学员登记卡，毕业生登记表；成绩档案；报到通知书等均属归档范围。

二、归档时间

（一）新生入学填写学员学籍卡，学员档案表，学生证等。学籍表由班主任统一管理。（函授站档案先由各函授站统一管理，待学员毕业后将毕业档案送交继续教育学院）。

（二）新生入学后档案若未到，请必须在三个月之内交到继续教育学院，否则不能取得学籍。

（三）毕业生登记表、成绩档案、报到通知书等材料由班主任老师在规定时间统一交继续教育学院归档。

三、清理档案

新生入学取得学籍后，按录取名单核对无误，登记造册编号。学生毕业前按建档范围进行集中清理。

四、档案借阅

（一）系、部机关因工作需要可查阅有关学生档案。

（二）校外单位因工作需要借阅学生档案时，必须由二人以上（含二人）持单位介绍信，说明查询目的，经有关领导批准方可在校内查询。

（三）查阅档案应严格保管，遵守保密制度，不得私自复制、拍照、批注、打问号、划线或涂改。违者将严肃处理。

五、档案保管

（一）学员档案由继续教育学院负责统一定期进行收集、整理和归档工作。

（二）学生档案保管范围：在籍、休学、退学、开除学籍、积存无处转递的学生档案。

（三） 学生档案由继续教育学院专人管理（各函授站档案必须由专人负责），管理人员应遵守保密制度，对档案材料要严格保管，经常检查，防止混乱、丢失等损坏现象。学员毕业时由本人到学校领取毕业生档案。